Diese Vereinsordnung regelt die Angelegenheiten des Vereins.
(1) Die Aufnahme eines neuen Mitglieds erfolgt in einem zweistufigen Verfahren. Der Antragsteller erhält erst den Kandidatenstatus, bevor er vollwertiges Mitglied werden kann.
(2) Um den Kandidatenstatus zu erhalten, bedarf es
(3) Zur Aufnahme als Mitglied bedarf es
(4) Der Kandidatenstatus entfällt, sofern die Entscheidung über die Aufnahme als Mitglied zweimal negativ ausgefallen ist; spätestens jedoch nach der dritten Mitgliederversammlung seit Erhalt des Kandidatenstatus.
(1) Kandidaten werden in den E-Mail-Verteiler aufgenommen und Vertreter von Kandidaten und interessierten Organisationen werden als Gäste zu den Veranstaltungen des Vereins eingeladen.
(2) Der Kandidat hat das Recht “Erasmus Student Network” oder “ESN” in seinem Namen zu führen, sofern “Kandidatensektion” oder “Candidate Section” voran- oder nachgestellt wird. Die Verwendung der Corporate Identity und des Corporate Designs ist jedoch nicht gestattet.
(1) Es wird ein jährlicher Mitgliedsbeitrag erhoben.
(2) Jedes Mitglied muss einen Ansprechpartner (Lokaler Repräsentant) benennen, der auch andere Positionen innerhalb des Mitglieds innehaben kann. Der Wechsel des Ansprechpartners sowie der Vorstände des Mitglieds ist dem Vorstand unverzüglich mitzuteilen.
(3) Das Mitglied muss bei der Nutzung eines vom Verein zur Verfügung gestellten Content-Management-Systems zur Verwaltung seiner Internetpräsenz die aktuellste, stabile Version verwenden. Die Beurteilung der Stabilität des Systems obliegt dem Vorstand.
(4) Das Mitglied muss die Partner des Vereins auf der Website mit Logo bewerben. Ausnahmen können durch den Vorstand genehmigt werden, insbesondere wenn das betroffene Mitglied im Vorfeld eine entgegenstehende Verpflichtung eingegangen ist.
(5) Die Bestellung von ESNcards erfolgt mittels einer Sammelbestellung durch den Verein. Der Verein kann für bezogene ESNcards einen Aufschlag verlangen, der maximal das 1,5fache des Einkaufspreises betragen darf. Der Aufschlag wird im Voraus vom Vorstand festgelegt. Die anfallende Mehrwertsteuer ist vom Mitglied zu tragen. Es steht im Ermessen des Mitglieds zu welchem Preis der Verkauf der ESNcards erfolgt.
(1) Dem Präsidenten obliegt die Organisation der Vorstandsarbeit, die Repräsentation des Vereins nach außen sowie die Kommunikation mit dem ESN Alumni Deutschland e.V.
(2) Der Vizepräsident ist für die Kommunikation mit den Mitgliedern verantwortlich, insbesondere führt er die Besuche und Telefonate durch. Des Weiteren obliegt dem Vizepräsidenten die Betreuung der Veranstaltungen des Vereins.
(3) Der Finanzvorstand verwaltet die Finanzen des Vereins und trägt die Verantwortung für das Vereinskonto sowie die Beantragung von Fördermitteln.
(4) Der Nationale Repräsentant vertritt die Mitglieder im Erasmus Student Network. Er arbeitet mit dem Stellvertretenden Nationalen Repräsentanten (Vice NR), dem Nationalen Delegierten und dessen Stellvertreter zusammen.
(5) Der PR-Vorstand ist für die Öffentlichkeitsarbeit des Vereins verantwortlich.
(6) Die weitere Aufgabenverteilung obliegt dem Vorstand.
(7) Der Vorstand tritt sein Amt am 1.4 des Jahres an.
(1) Folgende Beisitzer sollen mit den Wahlen des Vorstandes von der Mitgliederversammlung gewählt werden:
(2) Die Beisitzer nehmen an den Treffen und Sitzungen des Vorstands teil.
(3) Beisitzer treten ihr Amt zeitgleich mit dem Vorstand an. Die Amtszeit der Beisitzer richtet sich nach der Amtszeit des Vorstandes.
(4) Eine einmalige Wiederwahl in den Beisitz ist zulässig. Insgesamt darf die Bestellung in den Beisitz und in den Vorstand kumuliert zwei Amtszeiten nicht überschreiten. Ausnahmen von diesem Grundsatz sind nur dann zugelassen, wenn die Mitgliederversammlung zunächst einem Antrag des Betroffenen auf die Zulassung zur Wahl mit einer Dreiviertelmehrheit gemäß §13 IV Nr. 6 der Satzung zustimmt.
(1) Jede Region im Sinne des EPP soll mindestens einen Regionalen Koordinator bestimmen. Diese sollen auf den entsprechenden LPs im Herbst gewählt werden.
(2) Gewählt werden dürfen nur lokale Mitglieder der Mitglieder der jeweiligen Region. Wahlberechtigt sind nur die Mitglieder der entsprechenden Region. Jedes Mitglied hat eine Stimme, wobei Stimmen delegiert werden können. Eine Bestätigung durch den Nationalen Vorstand ist nicht notwendig.
(3) Die Koordinatoren beginnen ihre Amtszeit mit ihrer Wahl, sie dauert bis zur Wahl des Nachfolgers. Im Einzelfall kann von diesem Grundsatz durch eine einstimmige Entscheidung der Mitglieder der entsprechenden Region abgewichen werden.
(4) Diese sollen die Zusammenarbeit in ihrer Region koordinieren, als Ansprechpartner für den Vize-Präsidenten in Bezug auf regionale Angelegenheiten dienen und den Wissenstransfer in der Region fördern.
(5) Ohne eine ausdrückliche, vom Einzelfall abhängige Zustimmung dürfen sie nicht im Namen des Vereins handeln.
(1) Dem Vorsitzenden obliegt die Repräsentation des Verwaltungsrats nach außen und seine interne Koordination sowie die Überprüfung der Arbeitsweise des Vorstands und der unterstützenden Personen im Sinne des §7. Zudem obliegt ihm die Mitwirkung an der Strategie des ESN Deutschland e.V.
(2) Dem Rechtsaudit obliegt die Prüfung der Arbeit des Vorstands und der unterstützenden Personen im Sinne des §6 auf Satzungs- und Ordnungskonformität. Zudem berät das Rechtsaudit den Vorstand und die Mitglieder in rechtlichen Fragen sowie bei geplanten Satzungs- und Ordnungsänderungen. Folgende Dokumente hat der Vorstand vorzulegen, zu denen der Rechtsaudit innerhalb von 14 Tagen Stellung nehmen soll:
(3) Dem Finanzaudit obliegt die kontinuierliche Beobachtung und Überprüfung der Finanzen des ESN Deutschland e.V. und die Beratung des Finanzvorstands.
(4) Der Verwaltungsrat tritt sein Amt am 1.9. des Jahres an.
(1) Die Versammlung soll zwei oder drei Kassenprüfer wählen, die dem Vorstand nicht angehören oder beisitzen dürfen. Als dritter Kassenprüfer soll ein Mitglied des Finanzaudits hinzugewählt werden. Die Wiederwahl ist zulässig, jedoch muss mindestens die Hälfte der Prüfer in zwei aufeinanderfolgenden Jahren wechseln.
(2) Die Kassenprüfer haben die Kasse und Konten des Vereins einschließlich der Bücher und Belege spätestens nach dem Ende der Amtszeit des Vorstands sachlich und rechnerisch zu prüfen. Der Prüfbericht muss der Mitgliederversammlung vorgelegt werden, die auf das Ende der Amtszeit des Vorstands folgt.
(1) Der Finanzvorstand erarbeitet das nächstfolgende Geschäftsjahr einen Wirtschaftsplan. Dieser muss klar strukturiert sein und die wesentlichen Positionen von Einnahmen und Ausgaben wiedergeben. Den Vereinsorganen sind ausreichende Mittel zur Erfüllung ihrer Aufgaben zuzuweisen.
(2) Der Wirtschaftsplan ist dem Verwaltungsrat frühestens am 7. Jedoch spätestens am 14. September zur Genehmigung vorzulegen. Der Verwaltungsrat muss diesen innerhalb von sieben Tagen genehmigen oder zur Überarbeitung an den Finanzvorstand zurückverweisen. Versagt der Verwaltungsrat nach erneuter Vorlage innerhalb von 14 Tagen die Genehmigung, so hat er hierzu in einer Stellungnahme mit den Verweigerungsgründen auch Verbesserungsvorschläge zu erarbeiten.
(3) Der Wirtschaftsplan ist mit Stellungnahme des Finanzvorstandes und des Verwaltungsrates den Mitgliedern spätestens mit der Einladung zu der nächstfolgenden regulären Mitgliederversammlung vorzulegen. Diese können ihn mit einfacher Mehrheit im Sinne der Verbesserungsvorschläge des Verwaltungsrates oder auch ihrer eigenen abändern.
(4) Entsprechendes gilt für die Anpassungen des Wirtschaftsplanes im Verlauf des Geschäftsjahres, wobei die Erstvorlage an den Verwaltungsrat mindestens 5 Wochen vor dem Anfang der nächsten Mitgliederversammlung erfolgen soll.
(5) Beabsichtigte Ausgaben des Vorstandes, die eine Gesamtsumme von 500 Euro überschreiten, sind dem Verwaltungsrat so früh wie möglich anzuzeigen. Der Verwaltungsrat kann die Mitglieder über die beabsichtigte Ausgabe informieren.
(6) Reisekosten des Vorstandes und des Verwaltungsrates sind auf Antrag und nach Einreichung der Belege zu erstatten. Reisekosten umfassen eventuelle Teilnahmebeiträge für Veranstaltungen sowie Fahrtkosten. Übersteigen die Kosten unter Beachtung von Sparsamkeit und Wirtschaftlichkeit das notwendige Maß, erfolgt nur eine anteilige Erstattung. Nebenabsprachen zur Aufteilung der Kostenerstattung sind nicht zulässig.
(1) Die Vorstandsmitglieder, die Beisitzer und der Verwaltungsrat berichten während ihrer Amtszeit der Mitgliederversammlung über ihre Arbeit und fertigen zum Ende ihrer Amtszeit einen Rechenschaftsbericht an.
(2) Die Rechenschaftsberichte sind den Mitgliedern mindestens eine Woche vor der Versammlung, die auf das Ende der Amtszeit folgt, bekanntzugeben.
(3) Der Finanzvorstand hat darüber hinaus zum Ende seiner Amtszeit einen Finanzbericht zu erstellen und dem Verwaltungsrat vorzulegen. Der Finanzbericht und eine Stellungnahme des Verwaltungsrates müssen der Mitgliederversammlung vorgelegt werden, die auf das Ende der Amtszeit des Finanzvorstandes folgt.
(4) Die Mitgliederversammlung entscheidet nach dem Ende der Amtszeit des Vorstandes mit über dessen Entlastung. Die Entlastung einzelner Mitglieder kann versagt werden.
Alle Mitglieder des Vorstandes und des Verwaltungsrates unterzeichnen vor Beginn ihrer Amtszeit, die Kassenprüfer vor Beginn ihrer Tätigkeit, eine Vertraulichkeitserklärung gemäß Anhang dieser Ordnung.
(1) Mitgliederversammlungen sollen drei Mal im Jahr ausgerichtet werden, vorzugsweise im
(2) Eine Mitgliederversammlung darf sich nicht mit einer anderen nationalen Veranstaltung des Vereins überschneiden. Während Veranstaltungen des ESN AISBL zu denen die Mitglieder eingeladen sind, kann lediglich eine außerordentliche Mitgliederversammlung berufen werden.
(3) Das Organisationskomitee wird bei der Koordination durch den Event Manager unterstützt. Der Verein kann bei Bedarf nach Absprache einen Zuschuss gewähren.
(4) Die Zusammenstellung der Tagesordnung obliegt dem Vorstand in Abstimmung mit der Versammlungsleitung und dem Verwaltungsrat.
(5) Die Einberufung der Mitgliederversammlung erfolgt gemäß §12 (1) Satzung an alle Mitglieder über den Sektions-Mail-Verteiler.
(6) Die Dauer der Veranstaltung soll vier Tage betragen und Donnerstag bis Sonntag umfassen, wobei der Donnerstag lediglich als Anreisetag gilt. Die Mitgliederversammlung beginnt mit der Eröffnung der Plenarsitzungen in der Regel Freitagfrüh und endet in der Regel Sonntagmittag. Die Plenarsitzungen der Mitgliederversammlung haben dabei an mindestens zwei aufeinanderfolgenden Tagen stattzufinden.
(7) Die Mitgliederversammlung soll gestreamt werden, vorzugsweise über ESNlive.
(8) Dokumente sollen den Mitgliedern unter Wahrung folgender Fristen zur Verfügung gestellt werden, um eine angemessene Vorbereitung zu ermöglichen:
(9) Anträge können geändert werden:
(10) Nach der Versammlung bestehen folgende Pflichten:
(1) Die Versammlungsleitung besteht mindestens aus dem Versammlungsleiter und dem Protokollführer.
(2) Der Vorstand hat rechtzeitig vor einer Versammlung eine Ausschreibung mit einer Frist von zwei Wochen für die Versammlungsleitung zu veröffentlichen, auf die sich jede volljährige, natürliche Person bewerben kann. Die Versammlungsleitung wird vom Vorstand ernannt und von der Versammlung bestätigt. Das Recht jedes Mitglieds jederzeit einen Antrag zur Tagesordnung auf Wahl einer neuen Versammlungsleitung zu stellen, bleibt hiervon unberührt.
(3) Die Versammlungsleitung übt das Amt in eigener Verantwortung aus. Ihr obliegt insbesondere eine einwandfreie Willensbildung und Willensfeststellung zu gewährleisten, das Wort zu erteilen, Debatten zu strukturieren, Wahlen ordnungsgemäß vorzubereiten, durchzuführen sowie das Wahlergebnis festzustellen.
(4) Bei mehreren Wortmeldungen ist eine Rednerliste aufzustellen. Die Worterteilung erfolgt in der Reihenfolge der Meldung bzw. Rednerliste. Die Versammlungsleitung kann Redebeiträge zeitlich begrenzen. Auf Antrag der Versammlungsleitung kann die Versammlung beschließen, dass keine neuen Wortmeldungen mehr zur Rednerliste zugelassen werden und die Aussprache zu einem Tagesordnungspunkt beendet wird.
(5) Die Versammlungsleitung bestimmt die Form der Abstimmung. Eine namentliche oder geheime Abstimmung ist erforderlich, wenn ein Drittel der vertretenen stimmberechtigten Mitglieder dies beantragt. Abstimmungen über Personen und Mitglieder sind grundsätzlich geheim durchzuführen.
(1) Die Leitung der Wahlen und Abstimmungen auf der Versammlung, die nicht im Sinne des §13 (3) durchgeführt werden, obliegt dem Vorsitzenden des Verwaltungsrates und dem Vorsitzenden des Alumnibeirates des ESN Alumni Deutschland e.V. oder den von ihnen in Textform benannten Vertretern. Die Vertretung kann jede volljährige, natürliche Person ausüben. Ausgenommen hiervon sind Delegierte, Mitglieder und Beisitzer des Vorstandes sowie Personen, die selbst für ein Vereinsamt kandidieren oder über die ein Beschluss gefasst werden soll.
(2) Zu den Aufgaben der Wahlleitung gehört die neutrale Information der Delegierten über die Abstimmungsgegenstände, die ordnungsgemäße Vorbereitung der Wahlen, die Leitung der Wahlgänge sowie die Feststellung des Wahlergebnisses.
(3) Die Wahlleitung wird von mindestens zwei Wahlhelfern unterstützt, die von der Versammlung ernannt werden. Wahlhelfer kann jede volljährige, natürliche Person werden. Ausgenommen hiervon sind Delegierte, Personen die einem Vereinsorgan angehören, selbst für ein Vereinsamt kandidieren oder über die ein Beschluss gefasst werden soll.
(4) Zu den Aufgaben der Wahlhelfer gehören insbesondere die Ermittlung der wahlberechtigten Mitglieder, das Zählen der Stimmen bei offenen und namentlichen Abstimmungen und bei geheimen Abstimmungen das Einsammeln und die Auszählung von Stimmzetteln.
(1) Kann bei einer Wahl mit mehr als zwei Vorschlägen kein Vorschlag im ersten Wahlgang die erforderliche Mehrheit auf sich vereinen, ist eine Stichwahl zwischen den beiden Vorschlägen mit den meisten Stimmen durchzuführen. Haben die zweitplatzierten Vorschläge die gleiche Anzahl an Stimmen auf sich vereint, erfolgt zunächst eine Stichwahl zwischen diesen Vorschlägen.
(2) Endet bei einer Kandidatenwahl die Stichwahl mit der gleichen Anzahl an Stimmen, entscheidet das Los, welches der Versammlungsleiter zieht; bei Online-Wahlen tritt an die Stelle des Versammlungsleiters der Verwaltungsrat.
gemäß §13 Abs. 7 der Satzung (Online-Abstimmungen)
(1) Sollen Beschlüsse durch eine Online-Abstimmung herbeigeführt werden, weil die Einberufung einer Mitgliederversammlung unverhältnismäßig erscheint, gelten die Anforderungen an Beschlussfähigkeit und Mehrheiten entsprechend der Satzung und der Ordnung. Beschlussgegenstände des §13 Abs. 4 der Satzung können nicht in einer Online-Abstimmung beschlossen werden.
(2) Die Aufforderung zur Abstimmung ist mit einer Frist von mindestens 10 Tagen an den Ansprechpartner des Mitglieds zu versenden.
(3) Die Abstimmungen sind geheim durchzuführen; niemand soll nachvollziehen können, welches Mitglied für welchen Vorschlag gestimmt hat. Das Mitglied muss autark die Möglichkeit haben, die zur Abstimmung zugelassenen Berechtigten und das Ergebnis der Abstimmung einsehen zu können.
(1) Für Beschlüsse im Rahmen einer Online-Mitgliederversammlung gemäß §12 Abs. 4 der Satzung gelten die Anforderungen an Beschlussfähigkeit und Mehrheiten entsprechend der Satzung und der Ordnung.
(2) Beschlussgegenstände des §13 Abs. 4 Nr. 4, 5 der Satzung können nicht auf einer Online-Mitgliederversammlung beschlossen werden.
Näheres zu den Versammlungen und Veranstaltungen kann in einer Veranstaltungsordnung (Event Policy Paper) geregelt werden. Sie ist als Anhang Teil dieser Ordnung.
Die Mitgliederversammlung kann einen Verhaltenskodex aufstellen, der für alle Veranstaltungen des Vereins bindend ist. Er ist als Anhang Teil dieser Ordnung.
Näheres zur Konsultation der Mitglieder kann in einer Konsultationsordnung geregelt werden. Sie ist als Anhang Teil dieser Ordnung.
Diese Ordnung tritt mit Beschlussfassung durch die Mitgliederversammlung in Kraft.